Evalueren voor buitenlanders deel II: democratie op de werkvloer

Nederlanders evalueren, dat is een ding dat zeker is. Een heel goede gewoonte, maar het kan wel vreemd zijn, als je dat in je land van afkomst niet gewend was. Vandaag gaan we het hebben over het evalueren van projecten en vergaderingen. In de meeste landen evalueert het hoofd van de afdeling, eventueel met de directeur. In Nederland vindt men het belangrijk dat er op de werkvloer wordt geëvalueerd. Dat gaat er heel democratisch aan toe. Soms zelfs sociocratisch - op grond van consensus.

Een vergadering wordt meestal heel kort en mondeling geëvalueerd. Het laatste onderwerp van een vergadering is de rondvraag, waarin iedereen nog iets kan zeggen of vragen. Soms staat er daarna nog een allerlaatste punt op de agenda: w.v.t.t.k., oftewel wat verder ter tafel komt. Dat betekent: dingen die ook nog besproken moeten worden.

Daarna vraagt de voorzitter of de vergadering verhelderend (dat wil zeggen of je dingen nu beter begrijpt) is geweest. De deelnemers kunnen alvast onderwerpen indienen voor de volgende vergadering.

Het doel van evalueren is dat het bedrijf beter gaat functioneren. Beter functioneren staat voor meer verdienen. Dat kan alleen als het personeel gemotiveerd is. Daarom worden projecten uitgebreid geëvalueerd. Iedereen die eraan heeft meegewerkt, krijgt de kans om zijn of haar mening te geven. Het is belangrijk dat je iets zegt, anders kan de projectleider de indruk krijgen dat je onverschillig bent. Dat is beslist geen compliment in Nederland!

Wat zijn nou onderwerpen in de evaluatie van een project? Stel dat er in jullie bedrijf een project is geweest over een goede communicatie met klanten (dus over hoe je bedrijf nog klantvriendelijker kan worden). Na afloop van zo'n project wil het bedrijf weten

• hoe klantvriendelijk het op dit moment is
• wat er beter kan
• hoe dat bereikt kan worden.

Dus wordt het project in stukken geëvalueerd, in dit geval waarschijnlijk:

1. wat gaat er goed in de klantencontacten?
2. .wat moet anders?
3. hoe gaan we dat doen?
4. hoe was de samenwerking tijdens het project?

Andere onderwerpen voor een evaluatie kunnen zijn: wat ging er goed? Wat moet een volgende keer anders gaan? Hoe was de samenwerking tussen de collega's? Was er ook een extern iemand, waarmee werd samengewerkt? Hoe verliep die samenwerking? Hoe was de communicatie? Heeft iedereen zijn/haar taken goed uitgevoerd? Zo nee, waarom niet?

Je mag dan ook heel eerlijk, maar altijd vriendelijk, zeggen wat je vond van de samenwerking met je collega's. Misschien was er wel iemand bij die niet veel deed. Dat kun je dan aangeven, als het je gestoord heeft. Bijna alles is bespreekbaar, zolang er maar wederzijds respect en een positieve houding is tussen collega's.

Bij democratisch evalueren wordt er gestemd over beslissingen. Als een meerderheid het met elkaar eens is, wordt er een besluit genomen. Er is echter een toenemende belangstelling voor sociocratie.

In de sociocratie wordt een besluit alleen genomen als er niemand overwegend bezwaar heeft. Dit betekent dat je moet vertellen waaróm je het niet eens bent met de meerderheid. Als je een besluit echt niet kunt accepteren, ga je met z'n allen verder zoeken naar consensus (overeenstemming). Op deze manier creëren bedrijven draagvlak voor het beleid. Omdat het hele personeel het eens is met de gang van zaken, wil iedereen zich graag inzetten voor het bedrijf. Daardoor functioneert het beter en worden de verdiensten hoger. Er zijn heel wat scholen die sociocratisch werken (www.democratischescholen.nl) en steeds meer bedrijven (www.sociocratie.nl).

Sommige projecten zijn eenmalig, maar het kan zijn dat het personeel het project graag wil herhalen. Bij een eenmalig project is de volgende vraag: wat voor project zullen we een volgende keer doen? De projectleider gaat met de ideeën van de werkvloer naar zijn of haar leidinggevende en zo wordt er een nieuw project gecreëerd.